Personel Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler Nelerdir?

İşletmelerin eleman alımı sırasında İş Kanunu’na göre personelin getirmesi gereken belgeler ile çalıştırılacağı süre boyunca ıslak imzalı olarak bulundurulması gereken belgelerin toplandığı dosyaya özlük dosyası denilmektedir.
4857 Sayılı İş Kanunun 75. maddesinde yer alan “İşletme her çalıştırdığı personel için bir özlük dosyası düzenler.” maddesi ile işletmeler her bir çalışanı için ayrı ayrı tüm bilgilerinin bulunduğu bir nevi veri bankası olan bu dosyayı düzenler. İşletme, çalışan kayıt dosyalarını incelenmek istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

Personel Özlük Dosyasında Olması Gereken Belgeler Nelerdir?

Personel özlük dosyaları sadece işe girişte alınan belgelerden ibaret olmayıp, personelin çalıştığı süre boyunca kullandığı izinler, aldığı raporlar, resmi evraklar, uyarı ya da disiplin cezaları gibi personelin işiyle alakalı her değişikliğin kayıt altına alındığı dosyalardır. Bu sebeple özlük dosyasının işe girişte oluşturulup, eksiksiz ve güncel bir şekilde muhafaza edilmesi gerekmektedir.
İşletmelerin personel özlük dosyalarında bulundurması gereken belgeler ve bulundurulmasında faydalı belgeler her işletmenin iş koşullarına göre değişebilmektedir. Aşağıda sizler için bunları sıraladık.

Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:

• Özgeçmişi ve varsa referans mektupları,
• Nüfus cüzdanı fotokopisi,
• Nüfus kayıt örneği,
• İkametgâh Belgesi,
• Diploma fotokopisi,
• Sağlık raporu,
• Kan grubu kartı veya fotokopisi,
• Adli sicil kaydı,
• Vesikalık resim,
• Aile durumunu bildirir belge,
• Askerlik durumunu gösteren belge,
• İş sözleşmesi ve hizmet sözleşmesi,
• SGK işe giriş bildirgesi,
• Zorunlu BES kesinti, ara verme ve ayrılma dilekçeleri

Personel Özlük Dosyalarında Saklanmasında Fayda Olan Belgeler:

• İşe başvuru formu,
• İş teklif formu,
• Varsa evlilik cüzdanı fotokopisi,
• Varsa Referans mektupları,
• Özgeçmişler,
• Bakmakla yükümlü olunan kişilerin kimlik fotokopileri,
• Daha önceki işyerinden alınmış çıkış Bordrosu ile çalışma belgesi,
• Ay için bir önceki işyerinde asgari geçim indiriminden faydalandığını gösteren belge,

Personel Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:

• Personel engelli var ise raporun fotokopisi ya da aslı,
• Sakatlık indiriminden faydalanan işçi için Gelir İdaresi Başkanlığından alınmış indirim yazısı,
• Eski hükümlü, terör mağduru veya engelli personelin İŞKUR müracaat kayıt evrakı,
• Personelin 18 yaşından küçükse ebeveyninin muvafakatnamesi,
• Yabancı personeller için çalışma izin belgesi,

İşin Özelliklerine Göre Özlük Dosyasında Bulunması Gereken Belgeler:

• Personelin fazla mesai için onay verdiğini gösteren imzalı belge,
• Genel tatillerde çalışılması için personelin onay yazısı,
• Teslim edilen araç gereçler var ise bunların zimmet tutanağı,
• İşin niteliğine uygun muayene raporları,
• Devamlı kontrol gerektiren işler için sağlık raporları,
• Araç kullanacak personel için araç özelliklerine göre uygun ehliyet fotokopisi,
• İşletme vardiyalı çalışma var ise haftalık çalışma saatlerini gösteren çizelge,

İşe Devam Eden Personeller İçin Özlük Dosyalarına Her Yıl Düzenli Olarak Eklenmesi Gereken Belgeler:

• Yıllık, ücretsiz ve mazeret izni belgeleri,
• Doğum sebebiyle alınan çalışamaz, emzirme vs. gibi izin dilekçeleri,
• Personel hakkında; olay tespit formları, savunma talep yazısı, personelin savunması, personele verilen uyarıları tutanakları ve hakkında yapılan tüm resmi yazışmalar,
• İstirahat ve iş görmezlik raporları,
• İmzalı ücret bordrolar,
• Ücret kesme cezası varsa nedenini gösteren belgeler,
• Maaş zammı, unvan değişikliği veya sosyal haklarında oluşan değişiklikleri bildiren yazılar, terfi ve nakil bildirimleri, görevlendirme yazıları,
• Personellerin, iş sağlığı ve güvenliği konusunda mesleki riskleri, alınması gereken tedbirler ve yasal hak ve sorumluluklar konusunda bilgilendirme belgeleri,
• İş kazası tutanağı,
• Personel işletmenin başka bir şubesinde görevlendirilecekse rızasını gösteren belge,

İşten Ayrılışta Özlük Dosyasına Eklenmesi Gereken Belgeler:

• SGK işten ayrılış bildirgesi,
• İbraname,
• Çalışma, hizmet belgesi,
• Fesih bildirimi,
• İstifa dilekçesi,
• Kıdem ve ihbar tazminatı bordroları,
• Haklı fesih varsa bu durumu kanıtlayan belgeler,
• Personele noterle yapılan bildirimler,
• İhbarname

1 – Özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü 4857 sayılı İş Kanunu kapsamında olan iş ve işyerlerinin işverenleri için geçerlidir. Basın İş Kanunu, Deniz İş Kanunu ve Borçlar Kanunu kapsamında olan işçilere özlük dosyası tutmak yasal bir zorunluluk değildir.
2 – Özlük dosyası sürekli işlerde çalışan işçiler için düzenlenir. Süreksiz işlerde yani 30 günden az çalışanlar için özlük dosyası düzenlenme zorunluluğu yoktur. Burada 30 gün aylık çalışma sayısı değil iş sözleşmesine yazılacak çalışma tarihi aralığıdır. İş Kanunu’nun 10.maddesi süreksiz işlerde özlük dosyasına dair 75. maddenin uygulanmayacağını belirtmiştir.
3 – Özlük dosyası düzenlenebilmesi için çalışan ile işveren arasında bir iş ilişkisinin olması gereklidir. İş ilişkisi yoksa hazırlanan özlük dosyasının hukuka aykırı olmadığı anlamına gelir ve TCK 135. Madde gereği suçtur.
4 –  İş ilişkisinin kurulmasından sonra işveren işçisi için özlük dosyası tutar. İşçi işvereni için herhangi bir özlük dosyası yada kişisel bilgileri içeren dosya işverenin izni dışında kesinlikle tutamaz.
Çalışanın özgeçmiş bilgilerinin rızası dışında tutulması hukuka aykırıdır. TCK 135/1. maddeye göre “hukuka aykırı olarak kişisel verileri kaydeden kimseye altı aydan üç yıla kadar hapis cezası verilir”. Rıza, hukuka uygunluk sebebidir. İşçinin rızasıyla arşive konulan özgeçmiş belgeleri hukuka aykırı sayılmazlar. Önce rızasını bildirip sonradan rızasından vazgeçen işçinin özlük evraklarının arşivden kaldırılması gerekir. Aksi takdirde suç sayılır. Bu nedenle kesinlikle işçinin özlük evraklarının arşivlenmesi için işçinin açık yada örtülü olarak rızası gerekir.
“Alan Kuramı”, bireyi değerlendirmek için ailesini, okulunu ve doğal çevresini de dikkate almak gerektiğini düşünür. Özlük dosyası içeriği işçinin özel yaşamı hakkında bilgilerden oluşur. “Çalışanın ailesi, arkadaşları ve akrabaları, iş çevresi gibi belirli kişilerle çeşitli nedenlerle beraber olması, bu kişiler tarafından bilinen hareketleri, kendine ait bilgiler ve başından geçmiş olaylar özel yaşam alanını oluşturur. Bu yaşam alanı, belirli kişilerce bilinmekle herkes tarafından bilinmemektedir. Bu nedenle işçi özlük dosyasında bulunan bilgi ve evraklar özel yaşam alanına saygılı ve uygun olacak şekilde korunmak ve gizlenmek zorundadır.
Özlük dosyasının kağıt dosya şeklinin dışında bilgisayar yada sanal ortamında saklanması da mümkündür. Daha az maliyetli olması açısından uygulanabilir. Ancak bu özlük bilgilerinin 3. kişilere karşı güvenlik ve gizlilik sorumluluğu tamamen işverene aittir. Güvenlik ve gizliliğin sağlanamaması konusunda cezai durumlarla karşılaşılır.

Özlük Dosyasının Nitelikleri :

• Çalışanın iş ilişkisinin gerektirdiği ölçüde bilgi ve belgeleri içermesi gerekir,
• İş ilişkilerinden başka bir amaçla kullanılmaması gerekir,
• İşveren tarafından hazırlanması gerekir,
• Çalışanın özel hayatına ait kabul edilmesi gerekir,
• Kağıt dosya ortamında ya da sanal ortamda saklanabilir.

Belgelerin Sınıflandırılması

Özlük dosyasında, kanunlara uygun olarak düzenlenmesi zorunlu bilgi ve belgeler de özlük dosyasında bulundurulmalıdır. Özlük dosyasının içeriği hem işçi hem de işverenin yararına uygun olmalıdır.
Özlük dosyasının içeriğinde zorunlu ve gerekli belgeler bulunur. Bu ayrımı yaparken idari para cezası baz alınabilir. Zorunlu belgelerin özlük dosyasında bulunmaması genellikle idari para cezası uygulanır. Gerekli belgeler denetim makamlarına karşı ispat ya da delil bildirme yükünü taşıyan bilgi ve belgelerdir. Özlük dosyasında gerekli belgelerin olmaması durumunda da genelde idari para cezası uygulanmaz. Zorunlu ve gerekli belgeleri ayırırken, yaptırıma konu olup olmamalarına göre değil idari para cezası oluşturabilecek duruma göre ayrım yapmak daha doğrudur.
Özetle, özlük dosyasında doğrudan kanun hükmüne dayanan bilgi veya belgelerin bulunmasızorunlu belgeler, işverenin kanunlardan kaynaklanan hak ve borçlarıyla alakalı bilgi ve belgelergerekli belgeler olarak adlandırılabilir.
4857 İş Kanunu 109. maddesine göre;
Bu Kanunda öngörülen bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerekir. Bildirim yapılan kişi bunu imzalamazsa, durum o yerde tutanakla tespit edilir. Ancak, 7201 sayılı Kanun kapsamına giren tebligat anılan Kanun hükümlerine göre yapılır.
Yani kanun hükmüne göre bildirimler konusunda temel kural, yapılan tüm bildirimlerin ilgiliye yazılı olarak ve imza karşılığında yapılması gerektiğidir. Bildirim yapılan işçi bu yazıyı imzalamazsa, mevcut yerde hemen tutanakla kayıt altına alınılır. Tutanağın içeriğinde bildirim yapılan ve imzalamayan işçinin imzadan kaçındığı yazılır. Tutanak en az 2 kişi tarafından imzalanır. Ayrıca bu tutanağın işçinin özlük dosyasında saklanması gerekir.
Özlük dosyasında bulunan bütün bilgi ve belgeler kanuna ve bireysel olarak geçerliliği olması gerekir.

1- Zorunlu Belgeler 

Özlük dosyasında bulunması gereken zorunlu belgeler belirtirken işyerlerine göre bu belgelerin farklılık gösterebileceğini belirtelim. Bunun nedeni farklı iş kollarında farklı kanunların olmasıdır. Yine bu bilgi ve belgelere eklemeler yapmak da mümkündür. Ayrıca bu belgeler işçinin işi ve vasfına göre de farklılık gösterebilir. Genel olarak başlıca özlük dosyası zorunlu belgeler şunlardır:

• Kimlik bilgileri
• SGK İşe giriş bildirgesi
• Yabancı uyruklu işçiler için çalışma izni
• İş sözleşmesi örneği
• Varsa çağrı üzerine çalışma iş sözleşmesi
• Yazılı iş sözleşmesi henüz yapılmamışsa çalışan imzalı iş koşullarını bildirir belge
• Çalışan imzalı aylık ücret hesap pusulası
• İşçiden alınan fazla saatlerle çalışmaya onay belgeleri
• Sözleşmede belirtilmemişse çalışanın izni ve imzasıyla ulusal bayram ve genel tatil günlerinde çalışma onay izin belgesi
• Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde çalıştırılacak işçi için tehlikeli ve çok tehlikeli sağlık raporu
• Tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde çalışanlar için belirli zaman aralıklarında alınması zorunlu muayene raporları
• Hamile kadın çalışanların doğumdan öncesi çalışır doktor raporu
• Doğum öncesi ve sonrasında doktor tarafından gerekli görüldüğü takdirde izinin artırılması gerektiğini gösterir doktor raporu
• Çalışan imzalı yıllık izin belgeleri (ücretli, ücretsiz, mazeret vb.) ile izin kayıt belgesi
• Çalışan işçiye verilmesi zorunlu olan çalışma belgesi örneği ile işçiye verildiğini gösteren ve imzalı teslim tutanağı
• SGK işten ayrılış bildirgesi

2 – Gerekli belgeler

İşverenin yasal yükümlülükleri ile iş sözleşmesinden kaynaklanan borçları çerçevesinde özellikle işin kanuna uygun toparlanan belgeler niteliğindedir. Bu belgeler genel olarak şu şekildedir:

• İş başvuru formu ve iş görüşmesi sırasında işçiyle yapılan mülakat sonuçları
  İş sözleşmesinin işçi imzalı bir örneği
• İşçinin ücretinde ve sosyal haklarında değişiklik varsa bunları gösterir belgeler
• Performans ve verimlilik değerlendirme sistemi sonuç evrakları
• İşçinin yazılı olarak almış olduğu uyarı, bildirim ve uyarılar. Cezalar ve bu cezalara konu olarak savunma, bildirim ve tutanaklar
• Serbest zaman kullanan işçinin serbest zaman istek dilekçesi ve serbest zaman çizelgesi
• İşçinin izin kullanmak amacıyla vermiş olduğu izin talep dilekçesi ile izin belgesi
• Nakil ve terfi belgeleri
• Kişisel koruyucu donanımı teslim tutanağı (KKD). İş sağlığı ve güvenliği önlemleriyle alakalı işçiye verilen araç ve gereçlerin listelendiği liste.
• İşyerinde yapılan eğitimler ve işçinin bu eğitimlere katıldığını gösterir belge.
• Vizite kağıdı
• İstirahat rapor fotokopileri
• Gece ve gündüz çalışılması halinde haftalık çalışma değişikliğini gösteren çizelge
• Kadın işçiler için gebelik raporları, süt iznini nasıl kullanmak istediğini belirttiği dilekçe ve süt izin çizelgesi
• İş sözleşmesinin fesih nedenini gösterir belge
• Fesih edilen iş sözleşmesine dayanarak işçiye ödenmesi gereken ücret ve diğer ödemelerin yapıldığını gösterir evraklar
• İbraname

1 – Saklama Sorumluluğu

İşveren, düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak yükümlülüğü altındadır. İş ilişkisi sonlandığı takdirde 10 yıllık bir saklama süresi gerekli görülmektedir. Gelecekte davaya konu olabilecek (tazminat davası gibi) konular açısından da 10 yıllı süre özlük evraklarının saklanması gerekmektedir. Denetime konu olabilecek incelemeler ve idari para cezası gibi durumların önüne geçmek için 5 yıl özlük evrakları saklanmalıdır. Sigorta primleri düşünüldüğünde bu primlerin ödendiğine dair evrak saklanma süresi de 10 yıldır. Görüldüğü üzere bir kısım evrakların saklanma zamanları 5 yıl bir kısmı da 10 yıldır. Bu sürelerin bir karışıklık yaratmaması açısından resmi olarak iş ilişkisi bittiği zamandan itibarın 10 yıl bütün evrakların saklanması gerekir.

2 – Gösterme Sorumluluğu

İşveren işçi özlük dosyasında tuttuğu belge ve kayıtları istendiği zaman yetkili memur ve mercilere göstermek zorundadır.

3 – Hukuka Uygun Kullanma ve Açıklamama Sorumluluğu

İşverenin, işçi hakkında edindiği bilgileri dürüstlük kuralları ve hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamakla yükümlü olmasıdır.
Yetkili memurlara belgelerin gösterilmesi ile mahkeme veya hâkim kararıyla belgelerin gösterilmesidir. İşveren, özlük dosyasında bulunan belge, bilgi ve kayıtları hukuka uygun ve dürüstlük kurallarına uyarak kullanmak yetkisine sahiptir.
İşveren haklı yararı bulunan hallerde özlük evraklarını kullanabilir. Örnek olarak alacak iddiaları ya da idari para cezası yaptırımı olarak gösterilebilir. İşveren bu gibi durumlarda özlük dosyası içinde yer alan belge bilgi ve kayıtlara dayanarak idari mercilere karşı veya yargı yerlerinde savunma ve iddia haklarını kullanabilir.
Özlük dosyasında gizlilik açısından önemli husus “gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri açıklamamak yükümlülüğüdür”. Bu durum işverenlerin sır saklama yükümlülüğüdür. Açık veya gizli her türlü bilgisinin sır olarak saklanması gerekir. Örnek olarak işçinin işine engel bir durum söz konusu değil ancak bir engelli bir çalışansa işçinin izin vermemesi halinde işçinin sağlığına, işçinin gelir ve mali durumuna, ikametgah adresi yada medeni hali gibi durumların gizli tutulması gerekir. Bu gibi durumlarda işveren işçinin haklı çıkarı olup olmadığını saptamalı ve buna göre gizlilik ilkesine uymalıdır.

4 – Doğru Bilgi ve Belge Verme Sorumluluğu

İşveren özlük dosyalarında kayıt altına aldığı bilgi ve belge kayıtlarının doğru ve gerçekçi bilgiler olması gerekmektedir. Yanlış ve hatalı bilgilerde iççiyi yeni işe alan işverenin zarar görmesi koşuluyla işçinin zarar görmesi yada herhangi bir durumda cezai müeyyide ile karşılaşması halinde işçi eski işvereninden tazminat talep edebilir.

5 – Delil Niteliği

İşçi özlük dosyasında bulunan bütün belgeler delil niteliğindedir. İşçi özlük dosyasında bulunan bilgi, belge ve kayıtlar hem işveren hem de işçi lehine kullanılabilecek evraklar olduğu için taraflar arasındaki itilafta her iki taraf için de delil niteliğindedirler.

Erişim Hakkı

İşçi özlük dosyasını talep edip edememesi konusunda kanunda net bir ifade yoktur. Ancak işçinin özlük dosyasına itiraz, düzeltme talep yada erişim hakkı vardır. Bu durumda işverenin işçiyi aydınlatma yükümlülüğünün bulunması çerçevesinde işçinin özlük dosyasına erişimi ve diğer talepleri konusunda hakkı vardır. Ücret pusulası, sözleşme, işten ayrılış bildirgesi yada bordro gibi evrakları işveren işçiye örnek vermek zorundadır.

Hukuki Olarak Sorumluluk

İşverenin işçinin gizli kalması gereken bilgilerini sır saklama sorumluluğuna aykırı olarak hareket etmesi halinde hukuki sorumluluğu doğar. Bu durumda işçinin kişilik haklarının ihlali söz konusudur ve işçinin işverene maddi ve manevi tazminat davası açma hakkı oluşur. Ayrıca yapılan ihlalin tekrar edilmemesi için bu yönde tedbir de talep edebilir.

Yaptırım Konusu
İşverenin özlük dosyasında ihlal sayılacak durumlar 3 ana başlıkta toplanılır. Bunlar; idari para cezası, ceza hukuku yaptırımı ve hukuki sorumluluktur.
İşverenin özlük dosyası konusunda yaptırıma konu olabilecek ihlalleri;

• Özlük dosyasının düzenlenmemesi
• Özlük dosyasının yetkili memur ve mercilere gösterilmemesi
• Gizlilik ve açıklamama yükümlüğüne aykırı davranılması
• Özlük dosyasının hukuka aykırı ve izinsiz kullanılması
• Özlük dosyalarına hukuka aykırı ve gerçek dışı bilgi kaydedilmesi

Bu konularda yaptırım uygulanmasının amacı işçinin kişisel verilerinin korunması ve işlerin mevzuata uygun yürümesidir.

Özlük dosyası düzenlenmemesi halinde yada belge ve evrakların yetkili memur ve mercilere gösterilmemesi açısından inceleyelim.
Özlük dosyasının düzenlenmemesi durumunda işveren veya vekiline idari para cezası verilir. 4857 İş Kanununun 75. Maddesinde belirtilmiştir. İşveren özlük dosyası düzenlemediği takdirde her işçi için ayrı ayrı ceza uygulanır. Özlük dosyası eksik belgelerle düzenlenmesi halinde netice itibariyle özlük dosyası düzenlendiğinden idari para cezası uygulanmaz. Ancak kanunca düzenlenmesi zorunlu olan evrakların eksik olması yada düzenlenmemesi halinde idari para cezası uygulanır. Mesela ücret hesap pusulası düzenlenmesi zorunlu olduğundan bu evrağın özlük dosyasında bulunmaması cezayı gerektirebilir. Ancak var olan bir evrağın açıklamama konusunda kanunda herhangi bir ceza söz konusu değildir.
4857 İş kanunu 107. Maddesinde İş müfettişlerinin bu Kanundan veya diğer kanunlardan doğan her çeşit teftiş, denetleme yetki ve görevleri gereğince görevlerinin yerine getirilmesi sırasında, görevlerini yapma ve sonuçlandırmaya engel olan kimselere, fiil suç oluşturmadığı takdirde, idarî para cezası verilir.” olarak düzenlenmiştir. Yetkili memur ve mercilere gösterilmeyen veya gizlenen belgeler konusunda fiili suç oluşmamışsa işverene/işçiye cezai işlem yapılır. İdari para cezası her yıl yeniden değerlenir. Müfettişlerin istediği evrak ve belgeleri 15 gün içinde sunmayan işverenlere yine asgari ücretin 3 katından 12 katına kadar para cezası uygulanır.
Vergi müfettişlerinin özlük dosyasını inceleme yetkileri olmadığından bu belgeleri işveren istenildiği takdirde sunma yükümlülüğünde değildir. Ancak işçiye ait vergilerin ödenip ödenmediğini sorgulama yetkisi olduğundan bu konularda belge ve kayıt isteyebilir. Bu belgelerde zaten özlük dosyasında bulunmaz.

Ceza Hukuku Yaptırımı

İşveren, özlük dosyasında bulunan işçinin özel hayatına dair bilgilerini işçinin imzalı izni olmaksızın dosyasına koyamaz ve gizli tutmak zorundadır. Aksi halinde TCK 134/2. Maddesinde belirtildiği gibi 1 yıldan 3 yıla kadar hapis cezası uygulanabilir. Yine işçinin işiyle alâkalı olmayıp dini, kişisel bilgileri, siyasi düşüncesi, ırkı yada cinsel yaşamı gibi bilgileri izinsiz ve gizli olarak özlük dosyasında bulundurmak yada 3. şahsa açıklamak yine TCK 135. Maddede belirtildiği gibi 6 aydan 3 yıla kadar hapis cezası verilebilir. Hukuka aykırı olarak başkasına verilen bilgiler de TCK 136. maddeye göre  1 yıldan 4 yıla kadar hapis cezası alınabileceğini belirtmiştir.
İşveren ile işçi arasında bulunan iş ilişkisi bu durumlarda ağırlaştırıcı sebep olarak sayılır ve cezalar % 50 oranında artırılır. Bu da TCK 137. maddede belirtilmiştir.